Em janeiro de 2022, a Administração de Arroio do Sal instituiu o programa Prefeitura Sem Papel. O objetivo principal da iniciativa foi a substituição da tramitação física dos processos para a digital. De lá para cá, conforme relatório de impressoras, o consumo médio de 120 mil folhas de papel por mês caiu para 40 mil folhas. O programa está previsto em Decreto Municipal Nº 04/2022.
Segundo o prefeito Affonso Flávio Angst (Bolão), Arroio do Sal foi o segundo município no Litoral Norte a implantar o Programa que visa a produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
Além da preocupação em utilizar o papel de modo mais sustentável, a secretária da Administração, Juliane Killing de Almeida Cardoso, reforça que a nova tecnologia de sistema de gestão empregada pelo poder público traz outros benefícios no uso racional dos recursos naturais. “Por exemplo, os equipamentos multifuncionais, que reúnem várias funções (impressora, scanner, copiadora) em um único aparelho, por exemplo, gera uma boa economia na aquisição, manutenção e consumo de energia quando comparado com a opção de compra e de uso de um equipamento para cada função”, explica.
Nesse sentido, a Administração Pública está em levantamento de nova licitação para aquisição de impressoras por comodato – estratégia utilizada desde 2018. “Até agora já foram adquiridas 76 impressoras que permitem customizar a impressão para o modo frente e verso, rascunho, entre outros formatos que beneficiam a economia com papel, tonner e energia elétrica”, destaca Juliana.
Além da aquisição de impressoras ecoeficientes, a secretária-adjunta da Administração, Renata Nabinger, acrescenta que o programa Prefeitura Sem Papel é completo graças a implementação do Programa 1DOC. Esta é a plataforma de comunicação digital utilizada pelos servidores e que o público acessa por meio do site, sendo “mais uma ferramenta de incentivo ao uso racional do papel.”
Nessa linha de trabalho, com foco na digitalização desde o decreto em 2022, uma força tarefa foi iniciada para digitalizar os arquivos municipais. E, na tarde desta terça-feira, dia 30, as equipes da Contabilidade e do Arquivo Morto, iniciaram a retirada dos arquivos físicos da Administração para o processo de arquivamento.
“A mudança impactou diretamente na rotina Prefeitura”, observa o prefeito Flávio. Para ele, além da economia gerada na compra de papeis, por exemplo, os processos internos sendo feitos via sistema online, proporciona maior transparência e agilidade para o cidadão. “Desde que implantamos o sistema em janeiro de 2022, a Prefeitura está disponível para a população 24h por dia”, enfatiza.
ENTENDA
A transformação digital iniciada pela Prefeitura em 2022, promove acessibilidade, transparência e agilidade nos processos oferecidos pela Prefeitura de Arroio do Sal. Desde então, os serviços são protocolados por meio do site da Administração, como consequência, nenhum processo tramita mais na Prefeitura utilizando papel.
